NOTASPESE

6.000

Gestione spese e rimborsi

Quando si parla di nota spese, oltre alla miriade di fogliettini di carta volanti che invadono la scrivania dell’amministrazione, si pensa subito al corretto monitoraggio di queste spese e alla lungaggine burocratica delle loro approvazioni che rimbalzano negli uffici dei diversi responsabili di area. Se poi si tratta di aziende con numerosi dipendenti o con una forza vendita sparsa sul territorio, la gestione di queste procedure diventa macchinosa e provoca inefficienze. L’applicazione CIEMME@NOTASPESE basata su piattaforma Lotus Domino ha lo scopo di informatizzare tutte queste procedure, consentendo velocità nei flussi di approvazione, più semplicità per l’amministrazione nelle registrazioni e il monitoraggio
in tempo reale delle spese da parte della direzione.

Categoria:

Descrizione

Il vantaggio di questa applicazione risiede nel fatto che il tutto viene informatizzato in una procedura unica per tutta l’azienda: tutti i dipendenti possono utilizzarla per qualsiasi tipo di spesa aziendale, attivando così automaticamente il flusso delle approvazioni dei responsabili di area e terminando poi
all’amministrazione, che ha così l’input per poter effettuare il rimborso e la registrazione. In fase di compilazione viene proposto il nome dell’utente, ma la nota spese può essere creata anche per conto di altri colleghi. Nell’inserimento delle diverse righe di spesa compaiono la tipologia di spesa
(ristorante, pernottamenti, rimborso chilometrico, ecc…), il riferimento al cliente (con eventuale collegamento all’anagrafica clienti aziendale), i diversi tipi di valuta e la tipologia di pagamento (contanti o carta di credito). Una volta inviata la nota spese, si attiva il flusso di approvazione, dal responsabile di area fino alla direzione generale, terminando poi alla amministrazione che può autonomamente registrare la spesa e liquidarla. E’ possibile vedere in qualsiasi momento lo stato della propria richiesta, senza doverla inseguire da un ufficio all’altro. Qualora esistano delle policy aziendali di spesa (tetto massimo per pranzi, alberghi, ecc…), è possibile inserirle all’interno dell’applicazione e, per esempio, chiedere l’approvazione solamente per quelle voci che non le rispettano.

FUNZIONALITA’ PRINCIPALI
– Informatizzazione procedura di presentazione nota spese e rimborso
– Velocità nei flussi di approvazione delle spese
– Monitoraggio chiaro e completo delle spese aziendali
– Gestione degli anticipi di cassa
– Integrabile con il gestionale aziendale
– Collegamento col sistema di Crm o altre anagrafiche clienti
– Gestione multi valuta
– Gestione “regole di spesa”

 

GJUHA SHQIPE:

Avantazhi i këtij aplikacioni qëndron në faktin se gjithçka është e kompjuterizuar në një procedurë të vetme për të gjithë kompaninë: të gjithë punonjësit mund ta përdorin atë për çdo lloj shpenzimi biznesi, duke aktivizuar në këtë mënyrë automatikisht fluksin e miratimeve nga menaxherët e zonës dhe më pas përfundon.
administratës, e cila ka kontributin e saj për të bërë rimbursimin dhe regjistrimin. Gjatë fazës së përpilimit propozohet emri i përdoruesit, por raporti i shpenzimeve mund të krijohet edhe në emër të kolegëve të tjerë. Kur futni linjat e ndryshme të shpenzimeve, shfaqet lloji i shpenzimit
(restorant, fjetje, rimbursim për kilometrazhin, etj…), referenca për klientin (me lidhje të mundshme me bazën e të dhënave të klientëve të kompanisë), llojet e ndryshme të monedhës dhe lloji i pagesës (cash ose kartë krediti). Pasi të jetë dërguar raporti i shpenzimeve, aktivizohet fluksi i miratimit, nga menaxheri i zonës në drejtimin e përgjithshëm, duke përfunduar më pas me administratën e cila mund të regjistrojë në mënyrë të pavarur shpenzimet dhe ta likuidojë atë. Është e mundur të shihni statusin e kërkesës tuaj në çdo kohë, pa pasur nevojë ta ndiqni atë nga një zyrë në tjetrën. Nëse ka politika të shpenzimeve të korporatave (tavani maksimal për dreka, hotele, etj…), është e mundur t’i futni ato brenda aplikacionit dhe, për shembull, të kërkoni miratim vetëm për ato artikuj që nuk janë në përputhje me to.

FUNKSIONET KRYESORE
– Kompjuterizimi i procedurës së paraqitjes dhe rimbursimit të raportit të shpenzimeve
– Shpejtësia në miratimin e flukseve të shpenzimeve
– Monitorim i qartë dhe i plotë i shpenzimeve të biznesit
– Menaxhimi i paradhënieve në para
– Mund të integrohet me menaxhimin e kompanisë
– Lidhja me sistemin Crm ose të dhëna të tjera të klientit
– Menaxhimi i shumë valutave
– Menaxhimi i “rregullave të shpenzimeve”