FAX-IN

1.000

Gestione automatizzata fax in entrata

Aspettare l’arrivo di un documento davanti al fax, la carta inceppata od esaurita, il collega che per sbaglio raccoglie anche il nostro fax, archiviare e recuperare un certo documento. Sicuramente tutte attività che fanno perdere tempo e diminuire la produttività individuale. Grazie a CIEMME@FAX-IN saremo in grado di ricevere direttamente nella nostra casella di posta elettronica il link al documento che stiamo aspettando, per gestirlo ed archiviarlo nel migliore dei modi.

Categoria:

Descrizione

Un fax spedito verso la nostra sede è inoltrato e salvato in formato elettronico all’interno di un database Notes. L’assegnazione del fax ad una o più persone, può essere manuale, semi-automatica o automatizzata.

Nel primo caso, la persona incaricata, si occuperà di assegnare e smistare il documento ai destinatari corretti; nel secondo caso, il programma proporrà la o le persone a cui precedentemente è stato inoltrato il fax e, nell’ultimo, viene collegato in maniera automatica il mittente ed il destinatario. Tutti i fax ricevuti sono archiviati in un unico deposito e, in fase di assegnazione, sono inviati dei messaggi di posta elettronica contenenti il link al documento.
Tutti i fax ricevuti rimarranno comunque all’interno di questo deposito comune e ogni persona avrà visibilità solamente dei fax ad essa indirizzati, con la possibilità di visualizzarli per data o per destinatario, semplificando e velocizzando la ricerca delle informazioni. E’ possibile anche aggiungere campi identificativi per protocollare ed archiviare il fax nel migliore dei modi (richiesta offerta, ordine, pubblicità, …), per semplificare ricerche e categorizzazioni del documento.

CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA’ PRINCIPALI
– Ricezione elettronica dei fax in entrata
– Assegnazione manuale e/o automatica
– Notifica via posta elettronica della ricezione di un fax
– Unico archivio dei fax in entrata
– Visibilità per data, mittente, destinatario, tipologia, …
– Riservatezza e sicurezza delle informazioni ricevute

 

GJUHA SHQIPE:

Një faks i dërguar në zyrën tonë përcillet dhe ruhet në format elektronik brenda bazës së të dhënave të Notes. Caktimi i faksit për një ose më shumë persona mund të jetë manual, gjysmë automatik ose i automatizuar.

Në rastin e parë, përgjegjësi do të jetë përgjegjës për caktimin dhe renditjen e dokumentit tek marrësit e duhur; në rastin e dytë, programi do të propozojë personin ose personat të cilëve u është përcjellë më parë faksi dhe, në këtë të fundit, dërguesi dhe marrësi lidhen automatikisht. Të gjitha fakset e marra depozitohen në një depo të vetme dhe, gjatë fazës së caktimit, dërgohen mesazhe e-mail që përmbajnë lidhjen me dokumentin.
Të gjitha fakset e marra do të mbeten ende brenda kësaj magazine të përbashkët dhe çdo person do të ketë vetëm shikueshmëri të fakseve që i drejtohen, me mundësinë e shikimit të tyre sipas datës ose sipas marrësit, duke thjeshtuar dhe përshpejtuar kërkimin e informacionit. Është gjithashtu e mundur të shtohen fusha identifikimi për të regjistruar dhe arkivuar faksin në mënyrën më të mirë të mundshme (kërkesë për ofertë, porosi, reklama, …), për të thjeshtuar kërkimet dhe kategorizimet e dokumentit.

TIPARET DHE FUNKSIONALITETET KRYESORE
– Marrja elektronike e fakseve në hyrje
– Caktim manual dhe/ose automatik
– Njoftim me email për marrjen e një faksi
– Arkivi i vetëm i fakseve në hyrje
– Dukshmëria sipas datës, dërguesit, marrësit, llojit, …
– Konfidencialiteti dhe siguria e informacionit të marrë